Znaczenie przestrzeni w wywiadach

Czy wiesz, jak przestrzeń może wpływać na koncentrację? Jak zbudować odpowiednią przestrzeń, aby wywiady pozwoliły na dotarcie do istotnych informacji? Jakie błędy popełniają aranżujący przestrzeń w przesłuchaniach komisji śledczych? 

Poświęćmy chwilę na przeanalizowanie, jakie znaczenie w wywiadach ma środowisko i przestrzeń. Jakie specyficzne cechy przestrzeni wpływają na zwiększenie dystansu komunikacyjnego, powściągliwości lub odwrotnie, kiedy wpływają na zwiększenie otwartości i szczerości. Wszystko to składa się na dziedzinę zwaną: ‘Zarządzanie kontekstem’. 

Wg noblisty, profesora Daniela Kahnemana z Universytetu w Princeton, posługujemy się dwoma systemami przetwarzania danych. Dla uproszczenia nazwijmy je 1-szym; szybkim i 2-gim; wolnym. Pierwszy nie potrzebuje wielu operacji dla udzielenia odpowiedzi: np. kto jest prezydentem USA, ile czasu zajmie lot na księżyc? … jest mocno zautomatyzowany i co ważne, ma bezpośredni dostęp do informacji. Wcześniej jednak ten pewnik musiał potwierdzić system 2 i dopiero wtedy system 1 odbiera to potwierdzenie jako przekonanie lub decyzje, że coś jest słuszne lub nie. 

System nr 2 działa dużo wolniej od systemu 1, kontroluje myśli i zachowania, opiera się na analizie argumentów, wyciąga wnioski czy stosuje reguły logiczne lub matematyczne. Angażuje najpewniej głównie korę przedczołową. 

Sami możecie przypomnieć sobie, czy skomplikowane zadania matematyczne lub zagadki logiczne wymagały koncentracji i skupienia dla osiągniecia dobrych efektów? Czy jest możliwe efektywne wykorzystywanie systemu drugiego w przestrzeni, która temu nie sprzyja? Raczej nie – na większość osób z pewnością będzie wpływał niekorzystnie nadmierny hałas, złe oświetlenie lub inne destruktory. 

W czasie wywiadu, uczestnik lub przesłuchiwany powinien być w przestrzeni, która zapewnia spokój, możliwość koncentracji, bez elementów rozpraszających. 

Musimy pamiętać, że celem głównym jest pozyskanie od uczestnika wywiadu lub osoby przesłuchiwanej dokładnych i wiarygodnych informacji. 

W technikach nazistowskich można było odnaleźć sporo manipulacji przestrzenią i otoczeniem. Przekrzywione obrazy i elementy wystroju, światło z okien i lamp padające na przesłuchiwanego, słabo oświetlona lub będąca w cieniu twarz przesłuchującego, dystans fizyczny, miały na celu wzbudzać poczucie niepewności, uległości, lęku i w konsekwencji wymuszać przyznanie się do winy. Szybkie skracanie dystansu do ‘dystansu ucieczki’ miało zwiększyć poczucie strachu i stwarzać napięcie emocjonalne. 

Myśląc o aranżacji przestrzeni w normalnych warunkach (zapominając o wynaturzeniach), pomyślmy o celach głównych: pozyskanie informacji lub jak mówią śledczy: ujawnienie informacji. Aby to nastąpiło, musi dojść do zaangażowania kilku procesów myślowych wymagających w większości angażowania systemu nr 2. 

W wywiadach kompetencyjnych i wielu innych, uczestnicy zawsze są proszeni o sięganie pamięcią wstecz, wydawanie opinii, dokonywanie ocen swoich działań, odwoływanie się do zasad, wartości itp. Przestrzeń, dystans, otoczenie są z pewnością ważnymi czynnikami pozwalającymi na efektywną pracę systemu 2. 

Odpowiednie zarządzanie kontekstem wywiadów (przestrzeń fizyczna) ma niebagatelny wpływ na uzyskanie dokładnych i wiarygodnych informacji. Jest elementem budowania porozumienia i zarządzania relacjami pomiędzy prowadzącym a uczestnikiem. Otoczenie jest również częścią atmosfery wpływającej na poziom zaufania. 

Wielkość przestrzeni 

Niektórzy mówią, że wielkość ma znaczenie inni, że nie. W wywiadach jest podobnie: jedne badania potwierdzają, że wielkość ma znaczenie inne, że nie. Badania K. Hoogesteyn, E. Meijer, A. Vrij (2019) pokazały, że na samo ujawnienie informacji związanych z przestępstwem nie ma wpływu wielkość przestrzeni fizycznej oraz odległość interpersonalna pomiędzy przeprowadzającymi wywiad a osobami przesłuchiwanymi. Inne badania nie są jednoznaczne w tym zakresie. 

Należy jednak zwrócić uwagę, że pogłębiona analiza tych samych badań, ujawniła:

– bardziej pozytywne doświadczenia uczestników wywiadu, kiedy odbywały się w pomieszczeniach przestronnych,

–  istotną korelacje pomiędzy postrzeganą przestronnością a porozumieniem osiąganym w trakcie wywiadu, 

– korelację pomiędzy przestronnością oraz chęcią ujawniania, 

– zgłaszanie chęci wyjścia ze zbyt małego pomieszczenia, 

– postrzeganie przez uczestników badań mniejszej odległości od prowadzącego jako mniej komfortowej. 

Dystans

Dyskomfort związany z wielkością przestrzeni oraz odległości uczestnika od prowadzącego może wynikać z kulturowych wzorców i indywidualnych preferencji w zakresie bezpiecznego dystansu. Dyskomfort dotyczy zarówno przestrzeni zbyt małych i zbyt dużych. Mała przestrzeń to najczęściej mały dystans pomiędzy rozmówcami co dla wielu osób stanowi znaczne ograniczenie w swobodzie komunikacji. 

Jednak są też inne podejścia, np. założenia techniki Reida (kontrowersyjne metody przesłuchań) mówią o skracaniu dystansu, co ma powodować zwiększenie poziomu intymności a co za tym idzie uzyskanie większej ilości informacji. 

Zbyt duża przestrzeń może również dawać poczucie dyskomfortu. Wynika ono z podświadomego łączenia dystansu fizycznego z dystansem wynikającym z pełnionej roli społecznej. Inaczej rozmawiamy z osobami wysoko postawionymi w hierarchii a inaczej kiedy postrzegamy je jako partnerów. Stąd możemy zauważyć u wielu liderów partii politycznych skracanie dystansu z audytorium (zajmowanie środkowych pozycji w przestrzeni dyskusji, bycie blisko pierwszych rzędów, chodzenie w kierunku audytorium). 

W niektórych instytucjach państwowych spotkałem się z praktyką wywiadów kwalifikacyjnych prowadzonych przez kilkuosobowe komisje, gdzie długi stół odgradzał prowadzących od kandydata, odległość komisji od nich wynosiła około czterech metrów. Spotykałem się z opiniami członków komisji, że kandydaci są małomówni i ciężko z nimi nawiązać otwarty kontakt. Taka sorpreza … Tym bardziej, że różnica wieku pomiędzy członkami komisji a przesłuchiwanymi sięgała 40 lat. 

Powinniśmy zauważyć, że wywiady najczęściej korelują ze znacznym poziomem stresu i generalnie silnymi emocjami. Dystans jaki zaaranżujemy podczas wywiadu będzie pokazywał stosunek emocjonalny, status rozmowy oraz typ prowadzonego wywiadu.

Praktyka pokazuje, że zarówno wydłużenie jak i skracanie dystansu podczas rozmowy jest sygnałem okazywania emocji (+ / neutralne / -) i postawy w relacji prowadzącego do uczestnika. 

Wg. Edwarda Halla (wyróżnił 8 dystansów społecznych) interesujący nas dystans ‘społeczny’ to 120 – 360cm. Moje doświadczenia wskazują na odległość 1.5 m – 2m, która umożliwia nawiązanie dobrej relacji interpersonalnej z osobą przesłuchiwaną. W wywiadach panelowych jednak konieczne jest wydłużenie dystansu: w mojej opinii, odległość do 2.5m pomiędzy najbardziej odległymi uczestnikami wywiadu jest dystansem optymalnym. 

Eliminowanie destruktorów

Kierowanie kontekstem przesłuchań to również aranżacja takich elementów jak: dźwięki, kolorystyka, barwa i natężenie światła, materiały z jakich stworzono ściany, podłogę, sufit i pozostałe elementy wystroju wnętrza. 

Wiele badań wskazuje na oświetlenie jako czynnik wpływający na kontakt interpersonalny. Oświetlenie dzienne, naturalne, będzie sprzyjało zwiększeniu komfortu obu stron. Wpływa ono na dobre samopoczucie i koncentrację. Aby odgrywało taką rolę, trzeba pamiętać o rozmieszczeniu krzeseł w taki sposób by światło nie padało na wprost na żadną ze stron. Kolejnym aspektem jest fakt, że w niektórych miesiącach światło dzienne zanika nawet już po godzinie piętnastej co przenosi nas w sferę oświetlenia sztucznego. Najlepszym rozwiązaniem będzie oświetlenie boczne z naturalną barwą; taką która powoduje, że możemy czuć się swobodnie nawet po dwóch godzinach rozmów. Pamiętać należy, że przesłuchujący lub prowadzący wywiady muszą czasem spędzić w tym oświetleniu np. pięć godzin i więcej; co też wpływa na poziom zmęczenia i koncentracji. Jeżeli korzystamy z żarówek LED, dobrze będzie wybrać neutralną barwę. Należy unikać zbyt intensywnego oraz chłodnego światła. 

Znaczącym destruktorem dla uczestników wywiadów są przestrzenie, które zostały zaprojektowane dla prowadzenia spotkań biznesowych, ale nie dla wywiadów. Szklane drzwi wywołują znaczny poziom niepokoju: każdy świadomie lub pod świadomie będzie zastanawiał się nad tym kto przychodzi za jego plecami lub z boku, czy jest się obserwowanym przez osoby postronne. Staram się unikać prowadzenia wywiadów w przestrzeniach, które nie zapewniają wyciszenia. Dobiegające z za drzwi lub cienkich ścian dźwięki mówią kandydatowi, że jego wypowiedzi mogą być słyszane po drugiej stronie. 

Najlepszymi praktykami z jakimi miałem do czynienia, to te, które uwzględniają fakt, że kandydat lub uczestnik w trakcie wywiadu powinien czuć się komfortowo w zakresie dystansu, wielkości przestrzeni czy zaufania, że nie będzie obserwowany lub słyszany przez osoby postronne. 

Dopuszczenie mediów i ich rozmieszczenie to również niebanalne zagadnienie wpływające na przebieg przesłuchań (robienie show dla mediów, świadomość budowania wizerunku itp.), wymagające jednak osobnych rozważań. 

W organizacjach biznesowych i nie tylko, dobrą praktyką jest wykorzystanie mniejszych sal konferencyjnych lub takich sal, które przygotowane są do prowadzenia negocjacji w neutralnych warunkach i otoczeniu tonującym emocje. 

Nieskutecznymi praktykami jest pokazywanie poprzez przestrzeń dystansu władzy. Jeżeli wywiady odbywają się w gabinetach ich właścicieli o charakterystyce narcystycznej, to z pewnością znajdą się tam elementy wystroju pokazujące, kto jest na szczycie łańcucha pokarmowego. 

Przestrzeń a wizerunek organizacji

Wtórnym celem jest wykorzystanie przestrzeni jako tej, która buduje prestiż czy wizerunek firmy lub państwa w oczach kandydatów do pracy, przesłuchiwanych w komisjach senackich lub innych. Jest to cel wtórny, ale często znacząco budujący wizerunek instytucji prowadzącej np. dochodzenie. 

Jak państwo być może zauważycie w relacjach telewizyjnych, ilość żartobliwych sformułowań, głupawych zachowań, nonszalanckich odpowiedzi rośnie wraz ze spadkiem powagi otoczenia w jakim odbywają się przesłuchania. Przykładem może być wspomniana wcześniej komisja ds. Pegasusa, w której roiło się od stwierdzeń przesłuchiwanego typu: „Może Pan sobie prosić.”, „Panie członku …”, „To wynik nieprzygotowania Pana do tej funkcji”, itp. itd. 

Inne pytanie, które się nasuwa: w jaki sposób może podczas przesłuchań wpływać na państwa dźwięk zwalnianych migawek w aparatach fotograficznych. Jak się czujecie, kiedy ich natężenie przybiera na sile w sytuacji zmiany mimiki, gestykulacja itp. Stawiając się w roli przesłuchiwanego (każdego z nas może to spotkać), pomyślcie, jak działa podświadomość, kiedy odpowiadacie na pytania np. komisji a część osób oscentacyjnie patrzy w swoje telefony (zachowania asesorów w wywiadach panelowych będą elementem innego artykułu). 

Powaga miejsca przesłuchań to przede wszystkim: 

1. Aranżacja umeblowania pozwalającego na zapewnienie dobrej komunikacji i obserwacji pomiędzy przesłuchiwanym a wszystkimi członkami komisji.  
2. Aranżacja umeblowania pozwalająca ocenić powagę i status prowadzonych dochodzeń itp. 
3. Neutralne oświetlenie dające możliwość koncentracji i skupienia. 
4. Minimalizowanie ilości kamer, aparatów fotograficznych oraz wydawanych przez nich dźwięku.
5. Eliminowanie wszelkich elementów rozpraszających; bałaganu, wystających kabli, krzywo zawieszonych ekranów, itp. 
6. Plakietki z imieniem i nazwiskiem oraz funkcją każdej z osób uczestniczących powinny być widoczne i możliwe do odczytania dla najbardziej oddalonego uczestnika. 

Bezpieczeństwo

Aranżując przestrzeń trzeba pamiętać o przygotowaniu się na sytuacje trudne lub nawet ekstremalne: jak widać na załączonym poniżej zdjęciu, oskarżony o morderstwo próbuje wyciągnąć broń przykuwającemu go do krzesła policjantowi. Bliskość dwóch ścian urealnia zamiar oskarżonego. Pomijając aspekty procedury postępowania dla tej sytuacji, gdyby policjant miał większą przestrzeń do odejścia, szybkiego zwiększenia dystansu, mógłby samodzielnie być może wydostać się z opresji. W tej sytuacji dodatkowe dwie osoby były zmuszone do unieszkodliwienia napastnika. 

Dobrą wskazówką jest ta zawarta w książce ‘Nie musisz być szalony, żeby tu pracować’ autorstwa Benji Waterhouse. Na jednym z pierwszych staży w szpitalu psychiatrycznym otrzymuje radę od starszego psychiatry, żeby zawsze siedział blisko drzwi, które pozwolą mu na ucieczkę. Praktyka jednak robi swoje.